Comité Départemental de Gymnastique


J'organise une rencontre

J'organise une rencontre

Les outils réservés aux référents Access clubs

Il est conseillé, lors des premières organisations, de commencer par des événements relativement simples à mettre en œuvre :

  • Un nombre de gymnastes limité (environ 40 gymnastes).
  • Un seul programme support. 
  • Un nombre limité de niveaux.

Une rencontre de proximité réussie doit être fluide dans son déroulement et ne pas excéder 1h30 de l’arrivée au départ des participants.

Pour cela, voici la démarche pour mieux s'organiser ;)

Il est question ici de 2 protagonistes : le club organisateur et son référent Access Gym. Ce dernier est l'interlocuteur privilégié avec le comité mais peut déléguer certaines tâches.

 

1 mois au moins avant la rencontre

1. Le référent Access souhaitant organiser la rencontre contacte les référents de sa zone afin de convenir :

  • du lieu

  • de la date

  • du nombre approximatif de gymnastes

  • des niveaux d'access à valider

  • la personne en charge de l'échauffement et des étirements

  • le nombre d’accompagnateurs nécessaires et disponibles.

2. Le club organisateur déclare la Rencontre de Proximité au référent départemental grâce à cette fiche ; puis met la date sur le calendrier des rencontres. En retour, le comité ouvre le droit au référent dans l’interface web Access Gym du site internet fédéral.

3. Le club organisateur prévoit 4 personnes au secrétariat (fin de la rencontre pour effectuer la validation)

4. Le référent Access du club sélectionne les noms des gymnastes dans l’interface web Access Gym du site internet de la FFG, en les enregistrant en favori (cliquer sur l'étoile). Il s'appuyera sur la liste d'engagements des gymnastes participants et le niveau sur lequel ils vont être évalués, liste remise par les clubs participants 2 semaines avant la rencontre.

5. Le club organisateur peut prévoir une petite collation à donner avant la remise des diplômes et prépare l'affiche promotionnelle de l'évènement.

6. Le club organisateur commande auprès du Comité Départemental les bracelets, livrets et diplômes remis aux gymnastes pour la validation.

7. Le référent Access du club organisateur prépare le déroulement technique prévisionnel de l’évaluation. Le choix de l’organisation tiendra compte :

  • du nombre de gymnastes 
  • du nombre d’évaluateurs et d’encadrants.
  • des conditions matérielles (nombre d’ateliers qui peuvent être installés simultanément).

Lors des rencontres de proximité, nous vous conseillons de faire valider les ateliers suivants, quelques soient les niveaux:

  • Access général : tous les ateliers
  • Access GAM : les niveaux 1 - 2 - 4 - 5 - 11 - 18 
  • Access GAF : les niveaux 1 - 2 - 5 - 7 - 8 - 11 - 13 - 15

Tous les autres ateliers seront validés en amont des rencontres de proximité.

Il est préférable de :

  • prévoir autant d’accompagnateurs et d’évaluateurs qu’il y a de groupes de gymnastes,
  • des gymnastes plus âgés des clubs et les minis-coach peuvent remplir la fonction d’accompagnateur.
  • privilégier une organisation avec des petits groupes de gymnastes (5 à 7 gyms par atelier), pour rendre les rotations plus dynamiques avec moins d’attente.

9.  Le club organisateur

  • planifie les ateliers sous forme d’un circuit logique et simple dans son déroulement,
  • affecte le matériel disponible sur les ateliers afin de vérifier qu’il ne manque rien. Le cas échéant, voir avec les clubs participants s’ils peuvent palier au manque de matériel,
  • prévoit si possible une zone pour installer le public (chaises, bancs),
  • prévoit éventuellement une sono avec un micro pour animer le déroulement de la rencontre et mettre un fond musical.

 

Pendant la rencontre

1. Le club organisateur installe l'ensemble les ateliers tels qu'ils ont été planifiés en amont puis numérote et dispose les fiches à chaque atelier,

2. Lors de l'accueil, le référent Access du club rassemble les gymnastes. Il s'assure que tous les participants aient leur livret lors de l'appel. (ajustement du nombre de diplômes et mise à jour de l’interface web de saisie des résultats en cas d'absences ou de présences imprévues)

3.  Pendant le temps de l’échauffement, le référent Access du club fait une courte réunion avec les évaluateurs et les encadrants, afin de préciser :

  • l’implantation des ateliers et le mode de rotation,
  • la répartition des évaluateurs sur les ateliers et le mode de notation,
  • rappeler la logique des programmes,
  • répondre à d’éventuelles questions techniques,

4. Le passage du groupe à l’atelier doit être rapide (environ 5mn)

  • 1 passage d’échauffement pour se remettre en mémoire l’exercice,
  • le gymnaste réalise directement après son passage pour la validation (en se présentant à l’évaluateur) 
  • lorsque tous les groupes ont fini leur passage, l’animateur micro fait tourner vers l’exercice suivant.

5. Le jugement : l'accompagnateur de chaque groupe vient avec la feuille d’évaluation Access correspondant au niveau des gymnastes, sur laquelle figure le nom et le prénom de son groupe ainsi que les livrets des pratiquants. A chaque passage d’un gymnaste, l’évaluateur reporte le résultat obtenu à l’exercice sur les feuilles d’évaluation et sur le livret du pratiquant.

6. Le club organisateur peut prévoir la collation de fin de rencontre 

7. Pendant la collation, le réferent prévoit :

  • 2 personnes (parents, bénévole... du club ou d'un club participant) pour valider les carnets du pratiquants préalablement remplis par les évaluateurs et calculer le total des points obtenus. Puis elles trient les carnets validés.
  • 1 personne qui dicte les gyms à valider sur l'ordinateur à la personne désignée
  • 1 personne qui reportent les résultats des niveaux validés sur l’interface web Access Gym ( en cas d’absence de connexion dans le gymnase, l’enregistrement peut-être fait après la rencontre.Le délégué fédéral doit alors conserver les feuilles d’évaluation complétées). Pensez au partage de connexion :)

8. L’annonce des résultats : on récompense nominativement les gymnastes ayant validé leur niveau avec le diplôme Access Gym et le bracelet silicone cadeau, correspondant au programme et niveau validé.

> Les gymnastes qui n’auraient pas validé leur niveau se verront remettre un diplôme de participation.

 

Toute la dynamique et l’intérêt des rencontres sont étroitement liés au respect de sa réglementation : le critère de réussite / bonus doivent être remplis pour être validés.

NB : Ne présenter lors des rencontres, que des enfants ayant atteint le niveau technique évalué, dans le but de les mettre en situation de réussite et de favoriser leur satisfaction. La construction des programmes Access Gym permet le respect de ces principes. 

 

Après la rencontre

Le club organisateur envoie la fiche d'engagement au comité afin qu'il puisse faire la demande d'attribution des 20 pts par gymnstes participants.

BONNE RENCONTRE A TOUS !

Document associé

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    J'organise une rencontre - récapitulatif

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